Ho scritto un manuale per chi vuole vivere del proprio lavoro creativo senza farsi travolgere dai numeri

 Prezzi, tasse, contributi, clienti e gestione del denaro: perché essere bravi nel proprio lavoro non basta per costruire un’attività freelance davvero sostenibile

Ci sono progetti che nascono perché hai voglia di scrivere qualcosa e altri che, invece, nascono perché continui a vedere lo stesso problema ripetersi. Il Manuale di Sopravvivenza del Freelance Creativo appartiene decisamente alla seconda categoria.

Negli ultimi anni mi sono interessato sempre di più alla gestione del denaro, alla pianificazione finanziaria, agli investimenti e, più in generale, a quel confine che separa il semplice “guadagnare” dal riuscire davvero a costruire qualcosa con ciò che si guadagna. Più studiavo questi argomenti, più mi rendevo conto di una cosa apparentemente banale: puoi essere bravissimo nel tuo lavoro e avere comunque enormi difficoltà a trasformarlo in un'attività economicamente sostenibile.
Questo problema diventa ancora più evidente quando si parla di freelance.
Un fotografo può essere bravissimo a fotografare. Un grafico può creare lavori straordinari. Un videomaker può conoscere perfettamente il proprio mestiere. Lo stesso vale per copywriter, consulenti, social media manager, designer e per tantissimi altri professionisti. Ma nessuna di queste competenze, da sola, insegna automaticamente a capire quanto chiedere per il proprio lavoro, come costruire un preventivo, quanto accantonare per tasse e contributi, come gestire gli incassi o come capire se un cliente è realmente conveniente.
Ed è proprio qui che, secondo me, comincia una parte del lavoro di cui si parla ancora troppo poco.

Essere pieni di lavoro non significa necessariamente guadagnare bene

Uno degli errori più pericolosi è confondere il fatturato con il guadagno. Se in un mese incasso 3.000 euro, quei 3.000 euro non rappresentano automaticamente ciò che posso spendere. Ci sono costi dell'attività, imposte, contributi, strumenti, software, eventuali collaboratori e tutte quelle spese che, prese singolarmente, sembrano piccole ma che alla fine dell'anno possono pesare parecchio.
Lo stesso ragionamento vale per il prezzo.
Se per completare un lavoro impiego dieci ore e chiedo 200 euro, potrebbe sembrare che io stia guadagnando 20 euro l'ora. In realtà il calcolo è molto più complesso. Quelle dieci ore non comprendono necessariamente il tempo impiegato per trovare il cliente, rispondere alle email, preparare il preventivo, fare modifiche, emettere la fattura, gestire l'amministrazione o acquistare e mantenere gli strumenti necessari per lavorare.
E soprattutto fatturato e reddito disponibile non sono la stessa cosa.
È uno dei motivi per cui credo che un freelance dovrebbe imparare abbastanza presto a conoscere i propri numeri. Non serve diventare commercialisti e non serve passare le giornate davanti a un foglio Excel. Serve però sapere almeno quanto costa realmente la propria attività, quanto bisogna fatturare per raggiungere un determinato reddito e quale parte degli incassi non dovrebbe essere considerata immediatamente disponibile.
Perché lavorare tanto e scoprire alla fine dell'anno di aver guadagnato molto meno di quanto immaginavamo è una delle situazioni che dovremmo cercare di evitare fin dall'inizio.

Il prezzo non dovrebbe nascere dalla paura di perdere il cliente

C'è poi un altro problema che trovo particolarmente interessante: come decidiamo quanto vale il nostro lavoro?
Quando si comincia, la tentazione è spesso quella di guardare quanto chiedono gli altri e posizionarsi un po' più in basso. È comprensibile. Se non abbiamo ancora clienti, abbassare il prezzo sembra il modo più semplice per convincere qualcuno a sceglierci.
Il problema nasce quando quel prezzo non deriva dai nostri numeri ma dalla paura.
“Se chiedo troppo, andrà da qualcun altro.”
E così si comincia a lavorare a prezzi che magari coprono apparentemente il tempo impiegato, ma non consentono di costruire un'attività sostenibile.
Un prezzo dovrebbe invece tenere conto di diversi elementi: tempo, costi, competenze, fiscalità, margine e valore prodotto per il cliente. E dovrebbe permettere al professionista non soltanto di arrivare alla fine del mese, ma anche di affrontare un periodo con meno lavoro, sostituire un computer, investire nella propria formazione, prendersi qualche giorno di ferie e, possibilmente, costruire risparmio e patrimonio.
Questa per me è una distinzione fondamentale.
Un'attività che funziona soltanto finché lavoriamo continuamente non è necessariamente un'attività solida.

Anche il cliente più importante può essere quello che decidiamo di non accettare

Quando si parla di freelance, poi, si tende spesso a concentrarsi su come trovare nuovi clienti. È certamente importante, soprattutto all'inizio. Ma con il tempo credo diventi altrettanto importante imparare a selezionarli.
Non tutti i clienti hanno lo stesso valore.
Un cliente che paga 1.000 euro ma richiede continue modifiche, telefonate, urgenze, ritardi nei pagamenti e decine di ore non preventivate potrebbe essere economicamente meno interessante di un cliente che ne paga 700, rispetta gli accordi e permette di lavorare in maniera organizzata.
Il fatturato, ancora una volta, racconta soltanto una parte della storia.
Bisogna guardare anche il tempo utilizzato, il margine generato e, perché no, l'energia che quella collaborazione richiede.
Dire di no a un lavoro può sembrare assurdo quando si sta cercando di far crescere la propria attività. Eppure arriva un momento in cui proteggere il proprio tempo diventa importante quasi quanto trovare nuovi clienti.
Perché il tempo è probabilmente la risorsa più limitata di qualsiasi freelance.

Il problema delle tasse non sono soltanto le tasse

Un'altra situazione tipica riguarda gli incassi. Arriva un pagamento, il saldo del conto corrente aumenta e inevitabilmente abbiamo la sensazione di avere più denaro.
Ma una parte di quel denaro potrebbe non essere realmente nostra.
Ed è qui che nasce una delle abitudini che considero più importanti nella gestione finanziaria di un'attività: separare il denaro per funzione.
Una parte serve per vivere. Una parte servirà per imposte e contributi. Una parte servirà per sostenere i costi dell'attività. Una parte, quando possibile, dovrebbe essere destinata alla sicurezza e alla crescita.
Le percentuali esatte dipendono naturalmente dalla situazione personale, dal regime fiscale, dal tipo di attività e da molti altri fattori. Il principio, però, rimane valido: non aspettare la scadenza fiscale per chiedersi dove trovare i soldi.
Accantonare progressivamente significa trasformare una spesa futura prevedibile in qualcosa che abbiamo già iniziato a gestire.
E questa semplice abitudine può cambiare radicalmente il rapporto con il denaro.

Da queste riflessioni è nato il Manuale di Sopravvivenza del Freelance Creativo

È proprio mettendo insieme questi problemi che ha cominciato a prendere forma il progetto che oggi posso finalmente presentare.
Ho voluto creare un manuale che partisse dall'inizio, soprattutto da quel primo anno in cui bisogna imparare contemporaneamente a fare il proprio mestiere, trovare clienti e capire come funziona davvero un'attività.
Il risultato è Il Manuale di Sopravvivenza del Freelance Creativo, una guida di oltre 200 pagine dedicata alla gestione pratica dell'attività: regime forfettario, prezzi, preventivi, tasse, contributi, organizzazione del denaro, clienti, fatturato, margini, redditività e pianificazione della crescita.
Non volevo però scrivere un testo pensato per sostituire un commercialista. Sarebbe stato sbagliato anche solo impostarlo in questo modo. Il commercialista ha un ruolo professionale preciso e ci sono decisioni fiscali e previdenziali che devono essere valutate sulla situazione concreta della singola persona.
L'obiettivo del manuale è diverso: aiutare il freelance a comprendere meglio ciò che accade nella propria attività e ad arrivare più preparato alle decisioni che deve prendere.
Perché delegare una competenza specialistica non dovrebbe significare smettere di capire i propri numeri.

Un libro da usare, non soltanto da leggere

Questa è probabilmente la parte del progetto a cui tenevo maggiormente.
Non volevo arrivare all'ultima pagina e lasciare il lettore con una serie di concetti interessanti ma con la domanda: “Bene. E adesso cosa faccio?”
Per questo al libro ho affiancato una raccolta di bonus e strumenti operativi scaricabili gratuitamente: workbook, checklist, modelli pronti all'uso, fogli di calcolo, calendari e altri strumenti pensati per portare nella gestione quotidiana quello che viene affrontato durante la lettura.
La mia idea è semplice: un buon manuale dovrebbe finire progressivamente pieno di appunti, numeri e decisioni.
Dovrebbe portarti a fare qualcosa.
Calcolare. Controllare. Cambiare un prezzo. Accantonare denaro. Rivedere un preventivo. Analizzare un cliente. Pianificare i prossimi mesi.
Altrimenti rischia di diventare semplicemente un altro libro letto e poi dimenticato.

La vera differenza, alla fine, la fanno i numeri

Se dovessi condensare tutto il progetto in un unico concetto, probabilmente sceglierei questo: conoscere i propri numeri dà libertà decisionale.
Sapere quanto dobbiamo fatturare ci permette di stabilire obiettivi realistici. Sapere quanto ci costa lavorare ci aiuta a stabilire prezzi migliori. Conoscere la marginalità dei clienti ci permette di capire quali collaborazioni sviluppare. Sapere quanto dobbiamo accantonare riduce il rischio di trovarci impreparati davanti alle scadenze.
Non significa poter prevedere tutto.
Significa semplicemente smettere di gestire un'attività soltanto attraverso le sensazioni.
Ed è una lezione che, secondo me, va ben oltre il mondo dei freelance. Vale per un'attività imprenditoriale, per gli investimenti e perfino per la gestione delle finanze personali: prima impariamo a controllare ciò che entra e ciò che esce, più possibilità abbiamo di decidere dove vogliamo andare.
Oggi sono quindi particolarmente felice di vedere questo progetto finalmente pubblicato.
Il Manuale di Sopravvivenza del Freelance Creativo è disponibile in formato Kindle su Amazon. Se sei all'inizio della tua attività, lavori già come freelance oppure stai semplicemente pensando di trasformare una competenza in una professione, spero possa diventare soprattutto questo: non qualcosa da leggere passivamente, ma uno strumento da tenere accanto mentre costruisci il tuo lavoro.

Il libro è disponibile qui:
Il Manuale di Sopravvivenza del Freelance Creativo – Amazon

E, indipendentemente dal fatto che tu decida o meno di leggerlo, vorrei lasciarti con una domanda molto semplice:
se domani non potessi più aumentare le ore che lavori, sapresti già quali numeri dovresti migliorare per guadagnare di più?
Forse è proprio da lì che vale la pena cominciare.